Organiser un cocktail d’entreprise au bureau peut être un excellent moyen de renforcer les liens entre les employés, de célébrer des succès ou de simplement créer une ambiance conviviale. Cependant, la planification d’un tel événement nécessite une attention particulière pour assurer sa réussite.
Définir les objectifs et le budget
Avant de commencer à planifier votre cocktail, il est essentiel de définir clairement vos objectifs. Souhaitez-vous célébrer un événement particulier, favoriser le networking entre les équipes ou simplement récompenser vos employés pour leur travail ? La réponse à cette question vous aidera à déterminer le type de cocktail le plus adapté et à fixer un budget réaliste.
Tenez compte de tous les coûts potentiels, tels que la location de matériel, les boissons, la nourriture, le personnel de service, la décoration et les éventuels frais d’animation.
Choisir la date et l’heure
Le choix de la date et de l’heure de votre cocktail est crucial pour maximiser la participation de vos employés. Évitez les jours de semaine trop chargés ou les périodes de vacances. Un vendredi en fin d’après-midi ou un jeudi soir peuvent être des options intéressantes.
Tenez compte également de la durée de l’événement. Un cocktail de deux à trois heures est généralement suffisant pour permettre aux participants de se détendre et de socialiser sans empiéter sur leur temps personnel.
Sélectionner le lieu et l’aménagement
Si vous organisez votre cocktail au bureau, il est important de choisir un espace adapté à la taille de votre événement. Une salle de réunion spacieuse, un open space réaménagé ou même la cafétéria peuvent convenir, à condition de les aménager de manière conviviale.
Prévoyez des zones distinctes pour les conversations, les dégustations et la musique, et veillez à ce que l’éclairage soit chaleureux et l’ambiance sonore agréable.
Préparer les boissons et la nourriture :
Le choix des boissons et de la nourriture est un élément essentiel de la réussite de votre cocktail. Proposez une variété de boissons alcoolisées et non alcoolisées pour satisfaire tous les goûts, ainsi qu’un assortiment de bouchées salées et sucrées, faciles à déguster debout.
Faites appel à un traiteur professionnel pour vous assurer de la qualité des produits et du service, ou préparez vous-même des recettes simples et savoureuses si vous avez un budget limité.
Soigner l’animation et l’ambiance
Pour créer une ambiance conviviale et festive, pensez à animer votre cocktail avec de la musique, des jeux ou des activités originales. Un DJ, un groupe de musique live ou même une simple playlist peuvent suffire à créer une atmosphère agréable.
Vous pouvez également proposer des jeux de questions-réponses, des concours de dégustation ou des activités de team building pour favoriser les échanges et les rires entre les participants.
Communiquer et gérer les inscriptions
Pour assurer une participation maximale, communiquez clairement sur votre cocktail en interne, en précisant la date, l’heure, le lieu, le thème et les activités prévues. Utilisez les canaux de communication de votre entreprise, tels que les e-mails, les affiches, les réseaux sociaux internes ou même les annonces orales lors des réunions.
Mettez en place un système d’inscription simple et efficace pour connaître le nombre de participants et anticiper les besoins en termes de nourriture, de boissons et de matériel.